Tag Archives: efficient werken

Multitasken is onzin, zeven tips om efficient te werken

Je lijkt te kunnen multitasken, dit is echter niet waar. De enige manier waarop je wel kunt multitasken, is als beide taken volledig zijn geautomtiseerd, zoals bijvoorbeeld wandelen en zingen. Je lijkt te kunnen multitasken, omdat je brein razendsnel schakelt tussen de verschillende taken die het doet. Zo lijkt het alsof je goed kunt sms’en en kunnen fietsen, maar beide taken gaan in feite een stuk langzamer. Je doet beide taken sneller wanneer je je volle concentratie op 1 taak richt. Zo is het ook op het werk, je doet je werk beter EN sneller, wanneer je je richt op maar 1 taak. Maar wat zijn nu effectieve strategieën om al je werkzaamheden effectiever en efficienter uit te kunnen voeren? Er zijn hiervoor zeven tips.

Maak een to do lijst
Start je dag met het maken van een to do lijst. Ook kun je bij de afsluiting van je werkdag een to do lijst maken voor de volgende dag. Een to do lijst geeft je overzicht wat je allemaal moet doen en wat belangrijk is om te doen. Hierdoor schieten tijdens je werk niet steeds de gedachten door je hoofd wat je allemaal nog moet doen. Deze gedachten leiden je af van de klus/taak waar je mee bezig was en het kost je brein weer tijd om weer te kunnen concentreren op de eigenlijke taak.

Groepeer de verschillende taken op je to do lijst
Nadat je een to do lijst hebt gemaakt, groepeer je de verschillende taken die bij elkaar horen. De taken die bij elkaar horen, voer je ook binnen een bepaald tijd na elkaar uit. Het is namelijk voor je brein veel eenvoudiger om de taken bij elkaar horen uit te voeren, dan steeds te schakelen tussen verschillende taken. Wanneer je dus veel telefoontjes moet plegen, voer deze dan na elkaar uit. Heb je email weg te werken, doe dit dan ook binnen een bepaalde vaste tijd en niet over de hele dag verspreid. Zet niet de hele dag je email open. Elke keer dat er een mail binnenkomt, zelfs als je deze mail niet leest, word je afgeleid!

Prioriteer de verschillende taken op je to do lijst
Nadat je een overzicht hebt van de verschillende taken en je deze taken hebt gegroepeerd, ga je de taken prioriteren. Het prioriteren kan met de timemanagementmatrix van Covey. Taken kun je  onderverdelen in urgentie en belangrijkheid. Taken die urgent en belangrijk zijn, doe je als eerste. Taken die urgent, maar niet belangrijk zijn, probeer je te delegeren, als je het niet perse zelf hoeft te doen. Taken die belangrijk zijn, maar niet urgent doe je vervolgens en “taken” die onbelangrijk en niet urgent zijn, moet je zoveel mogelijk schrappen.

Denk na hoeveel tijd elke taak kost
Nu je een volledig overzicht hebt van de taken die bij elkaar horen en weet hoe belangrijk en urgent ze zijn, ga je tijd geven voor elke taak. Geef jezelf hier net wat minder tijd, dan je echt nodig denkt te hebben. Zet ook echt een alarm dat afgaat als de tijd op is. Het blijkt namelijk dat je altijd die tijd voor een taak nemen, die jezelf geven. Door onder bepaalde tijdsdruk te werken, dwing je jezelf om de taak ook echt binnen de klus binnen de tijd af te ronden.

Neem rust tussen de verschillende taken
Nadat je een bepaalde taak hebt afgerond, neem je even rust. Even rusten (10-15 minuten) is bijvoorbeeld nodig om je brein leeg te maken en voor te bereiden voor de volgende taak. Tijdens het rusten moet je aan beide delen aandacht besteden. In het eerste deel van de rust maak je je brein leeg. In het tweede deel van je rust ga je nadenken over de werkzaamheden die je allemaal moet doen voor je volgende taak. Hiermee bereid je je brein al voor voor het uitvoeren van de volgende taak.

Denk aan je werkritme
Als je meer een ochtendmens bent, doe dan urgente en belangrijke taken in de ochtend. Je brein is dan het scherpste en kan ervoor zorgen dat je flinke slagen kunt maken. Wanneer je meer een avondmens bent doe deze taken dan later op de dag. Het blijkt ook dat ons brein niet constant moeilijke taken achter elkaar kan uitvoeren. Zo is je brein vlak na de lunch en zo rond 15u00 minder goed in staat om moeilijke taken uit te voeren. Deze momenten zijn uitermate geschikt om email af te werken, of wat telefoontjes te plegen.

Zorg dat je niet afgeleid raakt
Zorg dat je tijdens werk niet wordt afgeleid. Dit is vooral belangrijk bij taken waarbij je echt 100% van je aandacht voor nodig hebt. Ga dus voor moeilijke taken op een rustige plek zitten, zet je email en telefoon uit en ruim je bureau goed op. Het blijkt namelijk dat je brein niet alleen afgeleid raakt van telefoon en e-mail, maar ook van een rommelig bureau. Je brein zoekt namelijk steeds naar die zaken die niet kloppen en een slordig bureau klopt niet.

Lees ook:

Loop geen inkomsten mis, schrijf over hobby, werk of studie en verdien extra inkomsten!

Timemanagement met militaire precisie (CARVER)

Goede doelen opstellen en doelstellingen bepalen

De kracht van discipline en doorzettingsvermogen; discipline zorgt voor succes

18 bespaartips en een passief inkomen opbouwen

Bronnen:

www.nytimes.com
nl/archief/2009/02/19/mensen-kunnen-niet-multitasken-u-dus-ook-niet
www.menshealth.nl
www.assessmentinfo.nl/timemanagement
www.renegreve.nl/ondernemen/effectief-thuis-werken-begint-met-deze-tips-timemanagement/
www.nat.vu.nl/~ivo/ben/Time_management_VerheijdenAdvies.doc
http://www.fnvprofessionals.nl/je-werk-en-prive-taken-prioriteren/
http://www.carrieretijger.nl/functioneren/professionele-vaardigheden/eigen-werk-organiseren/prioriteiten-stellen

5 kenmerken van werknemers met een ineffectieve werkstijl

Een ineffectieve werkstijl van werknemers zorgt ervoor dat werknemers meer tijd nodig hebben om een taak af te ronden en daardoor deadlines niet halen. Er zijn 5 kenmerken van werknemers met een ineffectieve werkstijl. Ineffectieve werknemers hebben geen duidelijk doel, plannen niet, werken niet geordend, stellen werkzaamheden uit en zijn niet geconcentreerd. De manager kan elk kenmerk met een aantal handige tips aanpakken.

1. Ineffectieve werknemers hebben geen doel
Ineffectieve werknemers hebben vaak geen duidelijk doel in het leven en ook geen duidelijk doel op het werk. Met een duidelijk levensdoel weet een werknemer of het werk bij hem past en wat de doelen op het werk zijn. Vervolgens kunnen de doelen in lijn worden gebracht met het levensdoel van de werknemer. Zorg ervoor dat de werknemer ook duidelijk de doelstellingen van het bedrijf en het team weet waarvoor de werknemer werkt. Door doelstellingen op het werk concreet en duidelijk te omschrijven, weet een werknemer wat hij moet doen binnen welke tijd en kan de werknemer een betere planning maken. Een teveel aan doelen en taken, maakt een goede planning onmogelijk. Geef de werknemer dus niet teveel taken en pas de taken aan wat de werknemer goed kan en leuk vindt.

2. Ineffectieve werknemers plannen niet
Door onduidelijke doelstellingen, of teveel doelstellingen is een goede planning maken onmogelijk. Onduidelijke doelstellingen en teveel doelstellingen zijn redenen dat een werknemer geen planning maken. Door geen planning en/of een slechte planning en worden de timemanagementvaardigheden slecht en haalt werknemers geen deadlines. Zorg er dus voor dat een werknemer duidelijke doelstellingen heeft en een planning maakt om de doelstelling(en) te halen.

3. Ineffectieve werknemers zijn niet geordend
Chaos is een ander kenmerk van ineffectieve werknemers. Chaos zorgt ervoor dat de werknemer constant spullen is zijn en niet kan vinden. Hierdoor is de werknemer die slecht kan ordenen constant spullen kwijt en zijn ze meer tijd kwijt met zoeken, dan met werken. Doordat doelstellingen niet duidelijk zijn en er sprake is van een povere planning, is de werknemer constant aan het multitasken. Helaas is multitasken een illusie en blijken mensen niet meer dan 1 taak geconcentreerd uit te kunnen voeren en kost het afronden van een taak juist meer tijd.

4. Ineffectieve werknemers stellen uit
Door onduidelijke doelstellingen en planning, weet de werknemer niet goed wat deze moeten doen en start dus niet met een taak. De werknemer wil niet met iets starten wat niet de bedoeling is en/of ziet de relatie van de taak met de doelstelling van het bedrijf of team niet. Ook angst om te falen en perfectionisme kunnen redenen zijn dat de werknemer niet met een taak start. Verdeel dus de doelstelling in kleinere doelstellingen met een duidelijk tussenproduct en eindproduct die op vooraf afgesproken tijden af moeten zijn. Maak verder duidelijk welke relatie het product met de doelstellingen van de werknemer, het team en het bedrijf heeft en maak duidelijk dat fouten maken niet erg is.

5. Ineffectieve werknemers zijn niet geconcentreerd
Door een teveel aan taken en doelstellingen kan het voor de werknemer lastig zijn om te concentreren. Ook een onrustige werkruimte verlagen het concentratievermogen. Zorg dus voor een rustige werkruimte, waar de werknemer zich kan concentreren. Ook het uitzetten van email en telefoon vergroten het concentratievermogen, doordat de werknemer dan niet gestoord kan worden.

Lees ook:

Loop geen inkomsten mis, schrijf over hobby, werk of studie en verdien extra inkomsten!

5 tips voor een betere concentratie

Leer sneller en beter te leren

Multitasken is onzin, zeven tips om efficient te werken

De kracht van discipline en doorzettingsvermogen; discipline zorgt voor succes

Bronnen:

www.pickthebrain.com
www.raamstijn.nl