Category Archives: Timemanagement en productiviteit

45 snelle tips voor een hogere productiviteit

Soms lijk je je werk maar niet af te krijgen. Je todo-lijstje wordt in plaats van korter, alleen maar langer. De stapel op je bureau wordt alsmaar groter en je lijkt maar niet op gang te komen om je werk te doen. Tijd om daar iets aan te doen. Hieronder staan 45 tips om die stapel werk op je bureau snel te doen slinken.

1. Schrap de taak van je todo-lijst
De snelste manier om snel je werk te doen en af te krijgen is om taken te schrappen. Taken die nutteloos, of net zo goed door een ander gedaan kunnen worden, moet je schrappen van je todo-lijst. Als iemand anders de taak net zo goed (of beter) kan doen, dan jij, delegeer deze taak dan.

2. Stel heldere doelen op
Zonder duidelijke doelen raak je makkelijk afgeleid. Stel in het weekend de doelen (of subdoelstellingen) op die je komende week wil bereiken, of schrijf ’s avonds de doelen op die je de volgende dag wil bereiken.

3. Doe de vervelendste taak als eerste
Om uitstellen te voorkomen, begin je je werkdag met de meeste vervelende taak. Door de vervelendste taak als eerste af te ronden, boek je een kleine overwinning op jezelf, waardoor je de rest van de dag productiever bent. Je komt als het ware in een stemming om taken af te ronden.

4. Piektijden van productiviteit
Probeer er achter te komen welke tijden van de dag je het meest productief bent. Als je weet wanneer je het meest productief bent, kun je de moeilijke taken, waarbij jezelf goed moet concentreren op je productieve tijden plannen. Werk aan makkelijke taken buiten je productieve tijden.

5. Niet storen!
Tegenwoordig zijn kantoortuinen erg in; grote open ruimten waar je collega’s allemaal achter een laptop zitten. Het grote voordeel van zo’n grote ruimte is dat jij en anderen gemakkelijk te benaderen zijn. Het grote nadeel is echter dat je gemakkelijk gestoord kunt worden. Plan daarom blokken van 60 tot 90 minuten waar je niet gestoord kunt worden. Laat niet toe dat mensen je storen gedurende deze tijd.

6. Stel minimijlpalen in en verdeel projecten in deelprojecten
Stel voordat je begint met een bepaalde taak je minimijlpalen in. Je mag pas stoppen met werken, wanneer je je minimijlpaal hebt bereikt. Ook kun je een groot project in kleinere deelprojecten verdelen. Door een groot project in vele kleine deelprojecten te verdelen, kun je je werkzaamheden beter overzien. Hierdoor start je sneller met een project en kun je sneller bepaalde delen afronden.

7. Werk hoe dan ook een gezette tijd aan een taak
Dwing jezelf om een bepaalde tijd (bijvoorbeeld 30 minuten) aan een taak te werken. Maak je geen zorgen hoever je komt met de taak, maar besteed in ieder geval de vooraf met jezelf afgesproken tijd aan deze taak. Na de tijd mag je beslissen of je doorgaat, of iets anders gaat doen.

8. Groepeer (batch) je taken
Identificeer op je todo-lijst vergelijkbare taken en groepeer deze. Telefoontjes plegen, mail afwerken, etc zijn bijvoorbeeld taken die gegroepeerd kunnen worden. Prioriteer vervolgens de verschillende groepen taken en werk deze taken vervolgens af.

9. Sta vroeg op/vroege vogel
Door vroeg op te staan, omzeil je de files, zijn alle werkplekken nog vrij en de printer nog vol. Sta dus vroeg op ga direct naar je werk en begin met de vervelendste taak. Door vroeg op te staan kun je meer doen voor 8 uur ’s morgens, dan de meeste mensen in een hele dag!

10. Stilte!
Neem je laptop mee naar een plek waar geen internetverbinding is waar niemand je kent en waar stilte heerst (bijvoorbeeld een bibliotheek). Zet ook je mobiele telefoon uit. Op deze manier neemt de kans op afleiding sterk af en kun je goed doorwerken.

11. Sneller!
Probeer alles wat je doet net wat sneller te doen. Praat sneller, schrijf sneller, loop sneller, type sneller, lees sneller, werk sneller en ga sneller naar huis.

12. Neem pauze en ontspan
Door even te ontspannen en pauze te nemen, kan je brein zich weer opladen voor de volgende taak. Zet je mobiele telefoon uit, zoek een makkelijke stoel in een rustige stille ruimte en doe je ogen voor 10 minuten dicht.

13. Duidelijke agenda’s
Heb je een vergadering? Zorg ervoor dat iedereen een duidelijke agenda ruim voor aanvang van de vergadering in zijn bezit heeft. Lees zelf de agenda aandachtig door en zet notities bij die agendapunten waar je meer informatie over wil, of zelf informatie of je mening over wil geven. Pas hetzelfde principe toe op de telefoontjes die je moet plegen.

14. Pareto (80-20)
De Paretoregel, beter bekend als de 80-20 regel, stelt dat 80% van een taak in 20% van de beschikbare tijd wordt gedaan. Richt je energie en aandacht dus op de eerste 20% van de tijd en maak het daarna niet te moeilijk voor jezelf.

15. Klaar-vuur-richt (Ready-fire-aim)
Vermorzel uitstelgedrag door meteen actie te ondernemen in plaats van ingenieuze plannen te verzinnen die nooit worden uitgevoerd. Wanneer je een doel hebt gesteld (klaar), neem je direct actie (vuur). Zelfs wanneer je actie niet perfect is, kun je gaandeweg nog bijstellen (richten).

16. Neem een minuut
Vaak is het moeilijk om te beslissen. Het beslissen neemt hierdoor veel tijd in beslag. Het is daarom beter om zo snel mogelijk te beslissen. Wanneer je de beschikbare informatie hebt om een beslissing te nemen, geef je jezelf 1 minuut om te beslissen. Gedurende deze minuut mag je wikken en wegen wat je wilt, maar na een minuut neem je een beslissing. Wanneer je de beslissing hebt genomen, neem je direct de eerste actie op deze beslissing! Heb je niet de optimale beslissing genomen, dan kun je altijd nog bijstellingen doen.

17. Stel een duidelijke deadline
Door een duidelijke deadline te stellen, dwing je jezelf om toe te werken naar deze deadline. Schrijf deze deadline op een aantal plekken op, zodat je er constant aan herinnerd wordt.

18. Maak beloftes (die je na kunt komen)
Maak beloftes aan je collega’s en zorg dat je de volledige verantwoordelijkheid draagt. Door je beloftes openbaar te maken, heb je een stok achter de deur. Hierdoor ga je sneller aan de slag met een bepaalde taak. Ook zullen je collega’s interesse tonen in je vorderingen.

19. Wees punctueel
Zorg dat je punctueel bent. Zorg dat je overal op tijd bent, zodat je ook op tijd weer weg kunt. Wijs er anderen op dat je ook verwacht dat zij ook op tijd komen.

20. Lees als je moet wachten
Je kunt bijna altijd lezen. Vul de tijden dat je moet wachten op iets, of iemand met lezen. Lees als je in de rij staat, wacht op je bestelling, in de trein zit etc…

21. Beloon jezelf
Niemand anders dan jijzelf zal je belonen als je een taak goed hebt afgerond. Stel een mooie beloning voor jezelf in het verschiet, als je een taak goed afrondt.

22. Plan tijd voor taken die niet urgent, maar wel belangrijk zijn
Blokkeer vaste tijden in je agenda om te werken aan taken die niet urgent, maar wel belangrijk zijn. Door deze belangrijke, maar niet urgente taken in je agenda te blokkeren, rond je deze taken af, voordat ze urgent worden!

23. Bereid voor
Denk na over de taken die je de volgende dag moet doen. Beslis welke taak als eerste je de volgende dag moet doen. Zet de benodigde materialen klaar om deze taak te gaan doen. De volgende dag kun je direct met deze taak starten en doordat je de benodigde materialen hebt klaargezet, verkeer je in de juiste mindset om met de taak te starten en niet uit te stellen.

24. Stop pas als het af is
Stop pas met een bepaalde taak wanneer deze geheel af is. Wissel niet tussen 2 taken, maar start pas met de volgende taak, als je een taak af hebt. Schrijf andere taken die door je hoofd schieten op je todo-lijst en begin er later aan, maar laat jezelf er niet door afleiden.

25. 30 dagen (1 maand)
Gedurende 1 maand hou je een goed voornemen vol. Na 1 maand mag je beslissen, of je doorgaat met deze nieuwe goede gewoonte of er mee stopt. Het is vaak eenvoudiger om tijdelijk een goed voornemen vol te houden, dan levenslang. Ook kun je zo ervaren hoe het is om jezelf aan een bepaald voornemen ook echt te houden. Identificeer na 1 maand de moeilijke en een tegenmaatregel hiervoor, zodat je beter de discipline kunt opbrengen om je goede gewoonte langer vol te houden.

26. Rustig en gestaag
Dwing jezelf om wekelijks een beperkte tijd aan een specifieke taak te werken die wel gedaan moet worden, maar geen specifieke einddatum heeft. Plan wekelijks een half uur in om een kast op te ruimen.

27. Dagelijks doen
Plan een beperkte tijd dagelijks in om aan een persoonlijke taak, of persoonlijk project te werken. Plan dagelijks 1 uur in om aan je webwinkel te werken, je boek af te krijgen waar je aan werkt, een kamer op te knappen, je zolder op te ruimen. Zet deze tijd vast in je agenda. Wellicht kun je in plaats van 1 uur nutteloos tv-kijken vervangen door een bezigheid die nuttiger is.

28. Add-ons (plak vast)
Neem een taak die je een gewoonte wil laten worden en plak deze taak vast aan iets wat je al dagelijks doet. Stel bijvoorbeeld je todo-lijst op direct na je ontbijt, pleeg direct een belangrijk telefoontje, als je op je werk bent gekomen.

29. Plug-ins
Doe een taak in het midden van een andere bezigheid. Ga bijvoorbeeld wandelen tijdens je lunch, of lees een boek tijdens je lunch, pleeg je telefoontjes in de trein, of lees de notulen van een vergadering als je in de trein zit.

30. Wees dankbaar
Wees zeer dankbaar wanneer iemand iets voor je doet. Stuur diegene een echt kaartje, geen ecard. Doordat je de dankbaarheid zo waardeert, zal diegene vaker iets voor je doen.

31. Blijf altijd leren
Stop nooit met leren. Ontwikkel een bepaalde vaardigheden die je vaak gebruikt en nuttig voor je zijn. Verbeter je timemanagementvaardigheden, leer sneller te typen, leer sneller te lezen, leer sneller te leren, volg een timemanagementcursus etc.

32. Zeg NEE!
Weiger taken die niet goed bij je kennis en vaardigheden passen. Weiger ook die taken die niet passen bij je lange termijndoelstellingen. Zorg dat jij de baas blijft over je tijd en niet iemand anders. Werk dus alleen aan die taken die passen bij jouw persoonlijke ontwikkeling die je voor ogen hebt. Leer dus NEE te zeggen.

33. Doe iets nuttigs tijdens nutteloze vergaderingen en lezingen
Je kent ze wel nutteloze vergaderingen en lezingen. Ongemerkt slurpen deze bijeenkomsten veel van je kostbare tijd. Probeer tijdens deze bijeenkomsten iets nuttigs te doen. Maak een boodschappenlijstje, stel je doelenlijst en todo-lijst voor de volgende dag op, visualiseer je lange termijndoelstellingen, werk je email stilletjes weg tijdens nutteloze bijeenkomsten.

34. Deel je taak
Plan een vergadering met experts om over je taak te praten. Vraag concreet advies aan deze mensen. Vaak voelen experts zich gevleid wanneer je hen om advies vraagt en zullen ze je graag helpen. Vraag welke stappen je moet ondernemen om de taak te tackelen. Door advies te vragen, word je goed op weg geholpen en de experts zullen waarschijnlijk regelmatig informeren naar je vorderingen, wat weer een stok achter de deur is om echt je taak af te ronden.

35. Maak het uitdagender
Maak die routinetaak waar je aan werkt uitdagender. Zo hou je de taak interessant voor jezelf. Maak bijvoorbeeld een presentatie in het Engels, gebruik andere software om je presentatie te maken, gebruik andere bronnen om een stuk te schrijven, betrek andere mensen dan gewoonlijk om een taak af te ronden.

36. Gebruik muziek
De juiste muziek bij een bepaalde taak kan enorm je productiviteit vergroten. Gebruik muziek met een hoog tempo als je je mail wegwerkt. Gebruik klassieke muziek als je creatief moet zijn. Ga echter in totale stilte zitten als je jezelf echt moet concentreren.

37. Doe het in de helft van de tijd
Schat in hoe lang je zult doen aan een bepaalde taak. Zet een timer, of stopwatch zoek een rustige plek op en rond de taak in de helft van de tijd af. Maak jezelf geen zorgen om de kwaliteit, maar dwing jezelf om sneller te werken. De resterende tijd kun je gebruiken om je taak te perfectioneren.

38. Stop!
Stop met de commissies waar je in zit, projecten waar je deel van uit maakt, waar je meer tijd en energie in moet investeren, dan dat ze je opleveren en geen bijdrage leveren aan je lange termijndoelstellingen. Steek alleen tijd en energie in die projecten die je bijdragen aan je persoonlijke ontwikkeling. Spendeer zoveel mogelijk tijd aan de ontwikkeling van je eigen lange termijndoelstellingen.

39. Stel bewust uit
Stel taken die nutteloos zijn zo lang mogelijk uit. Nutteloze taken zijn die taken die niet bijdragen aan je realisatie van je lange termijndoelstellingen. Uiteindelijk zullen deze taken uitdoven als een nachtkaars, of beter en worden ze overgenomen door iemand anders.

40. Stop met tv-kijken
Dagelijks kijken we gemiddeld meer dan 3 uur tv. Over een hele week genomen is dat meer dan een halve werkweek. Ban tv-kijken uit je leven en gebruik de tijd die je ervoor terug krijgt aan je persoonlijke ontwikkeling en je lange termijndoelstellingen.

41. Hou een logboek bij
Hou een volle dag (24 uur) een logboek bij. Begin met het logboek zodra je opstaat tot het moment dat je de volgende dag opstaat. Schrijf elke tijdbesteding tot de minuut op. Een logboek bijhouden, geeft enorm veel inzicht waar je je tijd aan besteedt en maakt je direct al een stuk productiever.

42. Verzamel je moed
Verzamel al je moed en start met de taak waar je het meest bang voor bent.

43. Sport en beweeg
Sporten en bewegen zorgt niet alleen voor sterke, soepele spieren en een goed uithoudingsvermogen, maar ook voor een soepel en snel brein. Beweeg dus dagelijks minimaal 1 uur. Probeer zelfs dagelijks tijdens je werk te bewegen. Tijdens je werk bewegen, geeft je brein een enorme opkikker. Ga 10 minuten stevig wandelen, voordat je met een moeilijke taak start.

44. Schrap negativiteit uit je leven
Negativiteit is helaas besmettelijk. Klagen, zeuren en zwartkijken is zeer besmettelijk. Gelukkig is positiviteit en succes ook besmettelijk. Mijd dus negatieve mensen en zoek positieve, gelukkige en succesvolle mensen met een open mindset op. Laat je besmetten met positiviteit, geluk en succes.

45. Modelleer en leer
Succes kun je kopiëren! Zoek een mentor in je omgeving die succesvol is. Deze mentor kan een collega zijn, een goede vriend, je vader, je moeder, je broer, je zus, of iemand anders. Vraag aan diegene hoe hij, of zij succesvol is geworden, hoe diegene met tegenslagen is omgegaan. Wanneer je deze informatie hebt, probeer dan exact hetzelfde te doen en of je mentor je daarbij wil helpen.

Lees ook:

Loop geen inkomsten mis, schrijf over hobby, werk of studie en verdien extra inkomsten!

De kracht van discipline en doorzettingsvermogen; discipline zorgt voor succes

Gedisciplineerd worden: persistence (doorzettingsvermogen)

Gedisciplineerd worden: industry, werk hard, stop er tijd in

Gedisciplineerd worden: hard work (uitdagingen zoeken)

Gedisciplineerd worden: acceptatie

Bronnen:

www.stevepavlina.com/33-rules-to-boost-your-productivity/
www.stevepavlina.com/33-rules-to-boost-your-productivity-volume-2/

10 tips om beter met je e-mail om te gaan

E-mail is een ontzettend handig middel om te communiceren. Door echter onbewust met e-mail om te gaan, kan het ontzettend veel van je tijd opslokken. Ook kan je productiviteit en concentratie dalen, wanneer je onbewust met je e-mail omgaat. Door beter met je e-mail om te gaan hou je mailbox leeg en je productiviteit hoog.

Tip 1: Hou vaste tijden aan om je e-mail te controleren
Zorg dat het controleren en versturen van e-mail een vast gepland onderdeel van je dag wordt. Het is ruim voldoende om maximaal 3 keer per dag je e-mail te controleren. De beste tijden om je e-mail te controleren is in de ochtend, vlak na de lunch en op het einde van de dag. Controleer ook alleen je mailbox als je daar een goede reden voor hebt. Nieuwsgierigheid is geen goede reden om je mail te controleren. Wanneer je geen mails verwacht is nieuwsgierigheid geen goede reden om je mail te controleren.

Tip 2: Onderdruk je impuls (drang) om steeds je e-mail te controleren
Je impuls om je e-mail steeds te controleren, kun je deels onderdrukken, door je e-mailprogramma af te sluiten zodra je je e-mail hebt gecontroleerd. Laat dus niet de hele dag je e-mailprogramma open staan. Verder kun je de impuls om steeds je e-mail te controleren onderdrukken, wanneer je meer handelingen moet verrichten om je e-mailprogramma op te starten. Haal bijvoorbeeld de snelkoppeling van je e-mailprogramma van de startbalk af. Helpt dit onvoldoende, verwijder dan het e-mailprogramma van je computer en bekijk e-mail vanaf je internet explorer. Het toevoegen van extra handelingen is een goede methode om je impuls om e-mail te controleren onder controle te houden.

Tip 3: Gebruik e-mail alleen voor niet dringende communicatie
Gebruik mails alleen voor niet dringende communicatie. Stuur dus geen mail als je snel een reactie van iemand wil. Pak de telefoon of zoek diegene op van wie je snel een reactie wilt hebben. Krijg je zelf een e-mail waarop een snelle reactie nodig is, pak dan ook de telefoon, of zoek diegene op. Geef ook aan dat als er dringend om je reactie wordt verzocht, mensen je beter op kunnen zoeken, of bellen.

Tip 4: Reageer niet op een mail als je in de CC staat
In veel mailtjes die je krijgt, sta je vaak in de CC. De CC-balk is ervoor bedoeld om je op de hoogte te stellen van een bepaalde boodschap. Wanneer je in de CC-balk staat en de mail duidelijk niet aan je gericht is, dan is het niet de bedoeling dat je reageert op deze mail.

Tip 5: Laat je e-mailprogramma niet automatisch naar nieuwe mail zoeken
Schakel de functie uit dat je e-mailprogramma om het aantal minuten automatisch zoekt naar nieuwe mail. Zo voorkom je dat je een hele lading nieuwe mail binnenkrijgt, wanneer je e-mail opstart om zelf snel een mail te sturen.

Tip 6: Schakel automatisch zoeken (pushberichten) op je mobiele telefoon uit
Deze tip ligt in het verlengde van de vorige tip. Je kunt het automatisch zoeken naar mail door je mailprogramma op je computer uitschakelen, schakel het echter ook op je mobiele telefoon uit. Vind je dat een moeilijke stap, zet dan in ieder geval het geluid van je mobiele telefoon uit. Wanneer je geluid van je mobiele telefoon uit staat, word je in ieder geval niet herinnerd elke keer dat je een mail binnen krijgt.

Tip 7: Gebruik mapjes
Stel in je e-mailprogramma mapjes in waarin je mailtjes kunt sorteren. Zo kun je makkelijk bepaalde mails over een onderwerp vinden. Door mapjes in te stellen, kun je snel mailtjes over een onderwerp vinden en verlies je niet veel tijd met het zoeken naar bepaalde mails. Je kunt zelfs je e-mailprogramma zo instellen dat een bepaalde mail direct naar het juiste mapje gaat.

Tip 8: Hou je e-mails kort
Door zelf je e-mails kort en bondig te houden, krijg je ook een korte en bondige reactie terug. Behandel altijd maar 1 onderwerp in je mail. Stuur voor elk onderwerp (subject) een aparte e-mail.

Tip 9: Hou je inbox leeg
Leer jezelf de discipline aan om je mailprogramma pas af te sluiten als je alle nieuwe mails hebt gelezen. Door alle nieuwe mail te lezen en waar nodig te reageren op mail, heb je niet het gevoel dat je nog steeds moet reageren op mails en dat je eigenlijk nog je mail moet afronden. Zo hou je ook je impuls onder controle om steeds je e-mailprogramma op te starten.

Tip 10: Hou je logboek bij van hoe vaak je e-mailt
De beste manier om inzicht te krijgen in je mailgedrag is door exact bij te houden hoeveel tijd van de dag je besteedt aan het controleren van je e-mail. Ook het bewust bijhouden van je mailgedrag in een logboek zorgt er al voor dat je bewuster met je mail omgaat. Wanneer je in je logboek ook nog opschrijft waarom je op bepaalde momenten je mail controleert, krijg je nog beter inzicht in je mailgedrag en kun je je mailgedrag nog beter aanpakken.

Lees ook:

Loop geen inkomsten mis, schrijf over hobby, werk of studie en verdien extra inkomsten!

Wat is productiviteit? Meer geld verdienen

Goede doelen opstellen en doelstellingen bepalen

De kracht van discipline en doorzettingsvermogen; discipline zorgt voor succes

18 bespaartips en een passief inkomen opbouwen

Bronnen:

study-up.nl
www.stevepavlina.com/

Wat is management?

Management betekent letterlijk beheersen, of het dirigeren van processen. Management komt voor op verschillende niveaus: op strategisch niveau, op het niveau van de organisatie en op het niveau van het leidinggeven van medewerkers.

Strategisch management
Strategisch management houdt zich bezig met de strategie bepalen van een organisatie. Vragen waar de strategisch manager mee bezig houdt zijn: wat is de visie van een organisatie? Wat is de missie van een organisatie? Wat zijn de doelstellingen een organisatie? Het klassiek strategisch management is een model waarmee het strategisch management in kaart kan worden gebracht. De SWOT-analyse wordt gebruikt om de interne Strength’s (strektes) en Weakness (zwaktes) en de externe Oppurtunities (kansen) en Threats (bedreigingen) van de organisatie in kaart te brengen. Wanneer de zwaktes en bedreigingen in kaart zijn gebracht, kan hier adequaat beleid op gemaakt worden. Tegenwoordig verandert de omgeving zo snel dat het klassiek strategisch management een star middel kan zijn om het beleid op lange termijn uit te stippelen. Het topmanagement houdt zich bezig met strategisch management.

Organisatiemanagement
Organisatiemanagement houdt zich bezig met de structuur en organisatie van mensen in een organisatie. Het organisatieschema of organogram brengt de formele organisatie van een bedrijf in kaart. In een organogram is duidelijk wat iemand doet. Welke functie iemand heeft binnen een bedrijf. Ook is een organogram duidelijk uit hoeveel hiërarchische niveaus een bedrijf bestaat. Wanneer er veel niveaus zijn is er een duidelijke hiërarchie en is er sprake van een steile organisatiestructuur. Communicatie in zulke structuur kan lastig zijn, omdat er zoveel niveaus zijn. Het kan dan lang duren voordat belangrijke beslissingen genomen worden. Het management staat niet dicht bij de werknemers. Ook kan het bovenste niveau te ver af staan van het laagste niveau. Wanneer er weinig niveaus zijn, is er sprake van een platte organisatie. Het nadeel van zulke organisatie kan zijn dat het hoogste niveau veel beslissingen moet nemen en weinig kan delegeren. Naast een formele organisatie is er binnen een bedrijf ook altijd een informele organisatie. Hiermee wordt bedoeld, is het normaal dat mensen te laat komen; spreken mensen elkaar aan met de voornaam; moeten mensen kloppen voordat de binnen komen; lunchen mensen samen of achter de PC, dragen mensen een pak op het werk? Dit zijn allemaal vraagstukken die niet te vangen zijn in de formele organisatie maar die impliciet aanwezig zijn en waar bijvoorbeeld nieuwe werknemers zich snel aan conformeren.

Leidinggeven van mensen
Wanneer aan mensen op straat wordt gevraagd wat zij verstaan onder management, dan zullen zij vaak antwoorden dat dat leidinggeven is. Dat de manager de traditionele baas is. De manager in deze zin van het woord is verantwoordelijk voor het optimaal presteren van zijn medewerkers. Het doel van de manager is om de kwaliteiten van een medewerker optimaal te benutten. Ook is het belangrijk dat de medewerkers tevreden zijn en blijven. Dit is ook een belangrijk doel van de manager! Over het leidinggeven van medewerkers wordt in dit artikel verder in gegaan. Om goed leiding te kunnen geven is zeker zelfinzicht nodig. Zelfinzicht is nodig om het welzijn te verbeteren; persoonlijke groei te bevorderen en het leert de manager om anderen te begrijpen. Wanneer de manager zelfinzicht heeft, weet de manager wat zijn sterke en zwakke kanten zijn en waar de manager zichzelf in moet ontwikkelen.

Zelfmanagement
Voor het “zelf” bestaan veel andere woorden; persoonlijkheid, karakter en identiteit. Deze woorden betekenen echter allemaal net iets anders, maar hebben wel veel met elkaar te maken.
De wetenschap die “het zelf” bestudeerd is de psychologie. Psychologie bestudeerd onder andere de volgende vraagstukken:

  • Wat bepaalt identiteit?
  • Hoe kun je persoonlijkheid omschrijven?
  • Is persoonlijkheid een constante?

Voor de manager is het erg handig om in ieder geval antwoord te krijgen op deze vragen wanneer deze betrekking hebben op de manager zelf.

Persoonlijkheid, identiteit en gedrag
De persoonlijkheid van iemand wordt bepaald door iemands persoonseigenschappen. Deze persoonseigenschappen liggen min of meer vast. Iemand die erg introvert is, zal nooit extravert worden. Het menselijk brein is erop gericht om snel iemands persoonlijkheid te taxeren en vaak gebeurd dat op basis van een momentopname. Dit betekent dat het brein het vaak mis kan hebben.
De identiteit van iemand is meer dan alleen persoonlijkheid. De identiteit wordt door de volgende factoren bepaald:

  • Persoonlijkheid
  • Opvoeding
  • Ervaringen
  • (Sub)cultuur
  • Leefsituatie
  • Positie en sekse


Persoonlijkheidstyperingen MBTI
De manager kan de persoonlijkheid van iemand inschatten met de Big Five en de Myers-Briggs Type Indicator (MBTI).
De Big Five bestaat uit de volgende onderdelen waar de manager zichzelf en anderen op kan inschalen:

  • Openheid: is iemand open of gesloten
  • Conscentieusheid:  heeft iemand zelfdiscipline, beheersing
  • Extravert: is iemand intro- of extravert
  • Vertrouwen: kan iemand anderen vertrouwen en kan je diegene vertrouwen
  • Neuroticisme: is iemand snel angstig, zenuwachtig

Ook met de MBTI kan de manager de persoonlijkheid van anderen en zichzelf inschatten. De MBTI bestaat uit de volgende onderdelen:

  • Omgaan met anderen: is iemand extravert (=E) of introvert (=I)
  • Informatie verzamelen: doet iemand zeer rationeel door alle mogelijkheden af te tasten (=S van sensing) of intuïtief (=N)
  • Problemen oplossen: doet iemand dat door denken (T van Thinking) of door de voelen (F van Feeling)
  • Beslissen: doet iemand dat recht toe-recht aan (J) of door veel waar te nemen (P)

Met een combinatie van letters kan de manager vervolgens iemand inschalen. ISTP is bijvoorbeeld introvert, verzamelt informatie rationeel, denkt en neemt veel waar alvorens te beslissen.

Gedrag
Er wordt tegenwoordig door managers steeds meer naar gedrag gekeken dan alleen maar naar persoonlijkheid. Bij een sollicitatieprocedure kan bijvoorbeeld een praktijktoets zitten. Deze praktijktoets wordt dan toegepast om te beoordelen wat het gedrag is van iemand in een bepaalde situatie.

Lees meer over dit onderwerp in: F. Koopmans, S Bosch, Managementvaardigheden in de praktijk, Wolters-Noordhoff 2008

Lees ook:

Loop geen inkomsten mis, schrijf over hobby, werk of studie en verdien extra inkomsten!

18 bespaartips en een passief inkomen opbouwen

Tien stappen om miljonair te worden

Maak je eigen geldmachine in 8 stappen en wordt financieel onafhankelijk; stap 1 meer sparen en besparen 

Maak je eigen geldmachine en wordt financieel onafhankelijk; stap 2 vermijd slechte investeringen

Bronnen:

F. Koopmans, S Bosch, Managementvaardigheden in de praktijk, Wolters-Noordhoff 2008

Timemanagement (time management) volgens Covey

Als freelancer moet u bijna alles alleen doen. U moet offertes opstellen, facturen sturen, cursussen volgen, boekhouding op orde houden, nieuwe klanten aantrekken en het belangrijkste declarabele uren maken. Soms kunnen alle taken die u als freelancer moet u om de hals vliegen. Het is dan belangrijk te bekijken welke taken belangrijk zijn en welke taken urgent zijn. Timemanagement volgens Covey kan u hierbij helpen.

Timemanagement volgens Covey is gebaseerd op een matrix van vier kwadranten. De taken die gedaan kunnen (of moeten) worden. Deze taken zijn gebaseerd op belangrijkheid en urgentie. Zo kunnen vier typen taken geformuleerd worden. Er zijn taken die urgent en belangrijk zijn, taken die urgent, maar niet belangrijk zijn, taken die niet urgent, maar wel belangrijk zijn en taken die niet urgent en niet belangrijk zijn. Het niveau van urgentie wordt bepaald door de omgeving, bijvoorbeeld de klant, student, collega. Het niveau van belangrijkheid wordt vaak intern bepaald.

Taken die urgent en belangrijk zijn; eerste kwadrant
Taken die belangrijk en urgent zijn, moeten snel gebeuren en moet u als freelancer zelf doen. Typisch werk wat urgent en belangrijk is, is een afspraak op dezelfde dag met een klant. Taken die urgent en belangrijk zijn beïnvloeden uw planning op de korte termijn, wanneer u niet goed rekening hebt gehouden met deze taken. Een ander voorbeeld van een urgente en belangrijke taak is het maken van declarabele uren op dezelfde dag waar u geen rekening mee heeft gehouden. Dit kan bijvoorbeeld het doen van een spoedklus voor een goede klant die in de problemen zit. Ook het ophalen van uw kinderen van school is een urgente en belangrijke taak. Taken die urgent en belangrijk zijn, moeten direct door u gedaan worden en hebben de hoogste prioriteit.

Taken die niet urgent, maar wel belangrijk zijn; tweede kwadrant
Taken die niet urgent, maar wel belangrijk zijn, zijn taken die gepland moeten worden. Zo kan het volgen van bepaalde cursussen, trainingen en opleidingen belangrijk zijn voor u als freelancer. Vaak nemen cursussen, trainingen en opleidingen veel tijd in beslag. Deze bijeenkomsten nemen niet alleen tijd in beslag op de trainingsdag zelf, maar vaak ook nog daarvoor en daarna. Het zijn echter wel belangrijke taken. Het is belangrijk om tijdig tijd voor deze taken te reserveren. Taken die niet urgent, maar wel belangrijk zijn, moeten door u ingepland worden en moeten niet te lang uitgesteld worden.

Taken die urgent, maar niet belangrijk zijn; derde kwadrant
Taken die urgent zijn, maar niet belangrijk zijn, zijn taken die u wellicht kunt delegeren. Het doen van de boekhouding op het einde van de week, of maand is wellicht een urgente taak, maar niet belangrijk. Mogelijk kunt u deze taak uitbesteden aan een accountant. Ook het bijwonen van een onbelangrijke vergadering kan een taak zijn die mogelijk urgent is, maar niet belangrijk. Verder zijn sommige telefoontjes niet urgent en niet belangrijk. Taken die urgent zijn, maar niet belangrijk moeten door u gedelegeerd, of tussendoor gedaan worden.

Taken die niet urgent en niet belangrijk zijn; vierde kwadrant
Taken die niet urgent en niet belangrijk zijn, zijn bijvoorbeeld het lezen van onzinnige reclamemails en –folders, surfen op het internet. Het vierde kwadrant wordt ook wel het kwadrant van de verspilling genoemd. Taken uit het vierde kwadrant moet u zoveel mogelijk schrappen.

Lees ook:

Loop geen inkomsten mis, schrijf over hobby, werk of studie en verdien extra inkomsten!

De kracht van discipline en doorzettingsvermogen; discipline zorgt voor succes

18 bespaartips en een passief inkomen opbouwen

Bronnen:

www.nat.vu.nl
www.fnvprofessionals.nl
www.carrieretijger.nl